1 Rekisterinpitäjä

Valion Eläkekassa (y-tunnus 0200012-7)

Osoite: PL 11, 00039 VALIO

Puhelin: 010 381 171, sähköposti: [email protected]

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Valion Eläkekassan tietosuojavastaava

Osoite: PL 11, 00039 VALIO

Puhelin: 09 7527 7275, sähköposti: [email protected]

3 Rekisterin nimi

Eläke-, työsuhde- ja vakuutusrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työeläkelakien ja Valion Eläkekassan (”VEK”) A-osaston lisäeläketurvan mukaisten eläkeasioiden hoitaminen ja kehittäminen, rekisteröityjen yksilöiminen ja tunnistaminen, yhteystietojen hallinta sekä lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden hoitaminen sekä kaikkiin edellä mainittuihin liittyvä asiakaspalvelu. Lisäksi VEK käyttää henkilötietoja tilastointiin, analysointiin sekä VEK:n liiketoiminnan ja sen tarjoamien palveluiden kehittämiseen. Lisäksi järjestelmäaineistoa saatetaan käyttää tietojärjestelmäkehityksessä testaamiseen.

Käsittelyn perusteena on VEK:n lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, VEK:n ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde sekä VEK:n oikeutettujen etujen toteuttaminen. Oikeutetut edut perustuvat VEK:n ja rekisteröidyn asianmukaiseen suhteeseen. Henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä yllä kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Valion Eläkekassalla on palvelusopimus eläkekassojen ja -säätiöiden palveluyhtiö Porasto Oy:n kanssa tarvittavien eläkepalvelujen tuottamisesta. Porasto Oy toimii VEK:n lukuun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä.

5 Rekisterin tietosisältö

Eläkerekisteri sisältää tiedot eläke-etuuksien hakijoista ja saajista:

• henkilötiedot
• pankkiyhteystiedot
• työsuhdetiedot
• verotiedot
• tiedot edunvalvonnasta ja maksukiellosta
• yhteenveto kuukausieläkkeistä vuosittain
• eläke-etuuden tiedot (eläkelaji, alkaminen, päättyminen, määrä, edunjättäjä)
• lääketieteelliset selvitykset ja lääketieteellisen arvion tiedot
• tiedot muista etuuksista
• hakemuksen vireilläolotiedot
• vahingon käsittelyyn liittyvät asiakirjat
• tiedot muutoksenhauista sekä Valion Eläkekassan vastineet valitusasioissa
• ennakkolaskelmia pyytäneiden henkilötiedot ja tiedot eläkkeeseen oikeuttavista ansioista, työsuhteista ja eläkkeeseen oikeuttavista palkattomista ajoista sekä arvioidut eläkkeiden määrät

Työsuhderekisteri sisältää tiedot vakuutetuista työntekijöistä ja työnantajista:

• työntekijän henkilötiedot
• työnantajan nimi ja eläkejärjestelynumero
• työsuhteen tiedot (työnantaja, alkaminen, päättyminen, vuosiansiot, mahdolliset poissaolot) – lisäeläkkeen eläkeikä ja eläkeprosentti
• vakuutetun työhistoria ansiotietoineen (siltä osin kun työsuhde on vakuutettu Valion Eläkekassassa)

Vakuutusrekisteri sisältää:

• työnantajien laskutustiedot
• A-osaston jatkojäsenyyden perusteella laskutettavien henkilöiden henkilötiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

VEK kerää henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustajaltaan, rekisteröidyn työnantajalta, työeläkealan yhteisistä rekistereistä (Arek), muilta eläkelaitoksilta, Kansaneläkelaitokselta, Verottajalta, lääkäreiltä, sairaaloista ja terveyskeskuksista, työttömyyskassoista, TE-toimistoilta, Väestötietojärjestelmästä, sosiaaliviranomaisilta, ulosottoviranomaisilta, vakuutusyhtiöiltä, Potilasvahinkokeskuksesta, pankeilta, tilitoimistoilta ja muutoksenhakuasteista.

7 Tietojen Vastaanottajat ja Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja VEK luovuttaa henkilötietoja tarpeen mukaan viranomaisille tai muille kohdassa 6 luetelluille tahoille sekä kuntoutuspalvelujen tarjoajille. Lisäksi VEK luovuttaa tietoja niiden käsittelyssä ja säilyttämisessä käyttämilleen alihankkijoille.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Työeläkealan yhteisten tietojärjestelmien (kuvattu tämän selosteen kohdassa 10 B) kehittämistyötä voidaan toteuttaa myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tilanteissa henkilötietojen suoja turvataan mm. EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

9 Henkilötietojen säilytysaika

VEK säilyttää lakisääteisen eläketurvan hoitamiseen tarvittavia henkilötietoja työntekijän eläkelain 218 §:n säännöksiä noudattaen vain sen määräajan, joka eläke- tai kuntoutusasian hoitamiselle on määritelty.

• Eläke- ja kuntoutusasian hoitaminen ja eläkkeiden maksaminen: henkilön elinaika ja 5 sen jälkeistä kalenterivuotta
• Perhe-eläkkeet: maksuaika ja 5 sen jälkeistä kalenterivuotta
• Muutoksenhakuasiat: 50 vuotta muutoksenhakuasteesta palautumisesta, ellei tietoja ole säilytettävä eläke- tai vakuutusasiakirjoina tätä pidempää aikaa
• Määräajan päättymisen jälkeen tiedot poistetaan.

Lisäeläketurvan hoitamiseen Eläkekassan A-osastossa tarvittavien henkilötietojen säilytysaika on henkilön elinaika ja 10 sen jälkeistä kalenterivuotta.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

VEK varmistaa rekisterin tietoturvallisuuden sekä henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein alla kuvatun mukaisesti.

A) manuaalinen aineisto

Manuaaliset aineistot, jotka sisältävät henkilötietoja, on suojattu ulkopuolisilta lukitus- ja kulunvalvontamenettelyin. Aineistoja käsittelevät VEK:n työntekijät ovat vaitiolovelvollisia työeläkeasioiden käsittelyä koskevan lainsäädännön sekä työsopimuksen liitteenä olevan salassapitosopimuksen mukaisesti.

B) Tietojärjestelmissä käsiteltävät henkilötiedot

• Henkilötietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt heidän työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Sähköisessä muodossa olevien tietojen säilyttämisessä käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi.
• Käyttäjä tunnistetaan henkilökohtaisilla tunnuksilla ennen kuin hän pääsee käyttämään rekisterissä olevia henkilötietoja.
• VEK:n työntekijällä on käyttövaltuudet rekistereiden tietoihin, jos kyseisen työntekijän työtehtäviin kuuluu rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely.
• VEK:n työntekijöitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja he ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen.
• VEK voi käyttää palvelujen suorittamiseksi ulkopuolisia palveluiden tarjoajia, joita koskevat samat salassapitosäännökset kuin VEK:n henkilökuntaa.
• Tietoliikenneyhteydet ovat sivullisilta suojattuja ja julkisessa verkossa tiedot on suojattu salauksella
• Tietojen käsittelytehtäviä hoitavien palveluyritysten kanssa on tehty sopimukset ja VEK:n tietoja sisältävät laitteet ovat palveluyritysten ylläpidossa ja suojauksessa. Palveluyritykset noudattavat samoja periaatteita ja lainsäädännön mukaisia velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin VEK.
• Työeläkejärjestelmällä on käytössä yhteinen työsuhde- ja ansiotietojen rekisteröintijärjestelmä (ansaintarekisteri) sekä muitakin yhteisiä eläkevakuuttamisessa tarvittavia tietojärjestelmiä (mm. eläkepäätösrekisteri). Rekisterien teknisestä ylläpidosta vastaa eläkelaitosten ja Eläketurvakeskuksen perustama ja omistama Arek Oy. Eläkelaitokset ovat yhteisrekisterissä olevien omien tietojensa rekisterinpitäjiä.

11 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeuden voi toteuttaa ottamalla yhteyttä VEK:n tietosuojavastaavaan.

12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai täydentämistä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai täydentämistä. Vaatimus on tehtävä kirjallisesti (joko sähköpostitse tai kirjeitse) ja se on perusteltava. Vaatimus osoitetaan VEK:n tietosuojavastaavalle.

13 Oikeus tietojen poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ja oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen lainsäädännössä asetettujen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyn on esitettävä vaatimuksensa kirjallisesti (joko sähköpostitse tai kirjeitse) VEK:n tietosuojavastaavalle.

14 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada sähköisessä muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut VEK:lle, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseisten henkilötietojen käsittely perustuu VEK:n ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen ja että VEK käsittelee kyseisiä henkilötietoja sähköisesti. Rekisteröidyn on esitettävä vaatimuksensa kirjallisesti (joko sähköpostitse tai kirjeitse) VEK:n tietosuojavastaavalle.

15 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella vastustaa tiettyjen henkilötietojensa käsittelyä edellyttäen, että VEK käsittelee henkilötietoja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä ei siten ole tätä oikeutta siltä osin kuin VEK käsittelee henkilötietoja muulla perusteella, kuten lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi. Rekisteröidyn on esitettävä vaatimuksensa kirjallisesti (joko sähköpostitse tai kirjeitse) VEK:n tietosuojavastaavalle. Rekisteröidyn on pyynnön esittämisen yhteydessä yksilöitävä se henkilökohtainen erityiseen tilanteeseensa liittyvä peruste, jonka nojalla hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

16 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että VEK rikkoo häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Rekisteröity voi tehdä valituksen sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn vakituinen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.