TIETOSUOJASELOSTE

1 Rekisterinpitäjä

Nimi (y-tunnus)
Valion Eläkekassa (Y-tunnus 0200012-7)

Osoite
PL 11, 00039 Valio

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
Puhelin: 010 381 171, sähköposti: valionelakekassa@valio.fi

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Osastopäällikkö,
Petteri Näveri

Osoite
PL 11, 00039 Valio

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
Petteri.naveri@valio.fi , p.010 381 2811

3 Rekisterin nimi

Vuokrauksenhallintarekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin palvelee Valion Eläkekassan omistamien ja hallitsemien rakennusten, liike- ja asuinhuoneistojen, autopaikkojen sekä muiden vuokrattavien tilojen vuokrasopimussuhteiden luomista ja hallintaa sekä edelleen Valion Eläkekassan tai sen yhteistoimintaryhmittymän yhteistä asiakashallintaa. Toimintaan liittyvään järjestelmään sisältyy seuraavat asiakokonaisuudet: asuntohakemus-, vuokrasopimus-, vuokranantaja-, vuokralais-, laskutus- ja reskontrarekisteri.

5 Rekisterin tietosisältö

  • asuntohakijan tai vuokralaisen nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköposti- osoite
  • hakijan ilmoittamat tulotiedot
  • asuinhuoneistossa asuvan nimi, henkilötunnus
  • vuokrausasian käsittelijän nimi – tiedot vuokrakohteesta
  • vuokrasopimuksen ehdot
  • vuokrareskontra

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastieto Oy sekä rekisteröitäviltä itseltään saatavat tiedot

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Valion Eläkekassa luovuttaa henkilötietoja vain rekisteröidyn suostumuksella tai silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA- alueen ulkopuolelle henkilötietolain määräyksiä noudattaen.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto

Manuaaliset aineistot on suojattu vartiointi, lukitus- ja kulunvalvontamenettelyin.

B) ATK:lla käsiteltävät tiedot

  1. 1. Käyttäjä tunnistetaan henkilökohtaisilla tunnuksilla ennen kuin hän pääsee
    käyttämään palvelua ja rekisterissä olevia tietoja.
  2. 2. Käyttäjän käyttövaltuudet on rajattu rekisterissä oleviin omiin tietoihin tai tietoihin,
    joihin käyttäjällä on omistajan valtuutus.
  3. 3. Valion Eläkekassan henkilöllä on käyttövaltuudet rekisterin tietoihin, jos henkilön työtehtäviin kuuluu rekisterissä olevien tietojen käsittely.
  4. 4. Valion Eläkekassan henkilöitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja he ovat antaneet vaitiolositoumuksen.
  5. 5. Valion Eläkekassa voi käyttää palvelujen suorittamiseksi alihankkijoita. Alihankkijoita koskevat samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset kuin Valion Eläkekassan henkilökuntaa.
  6. 6. Tietojen siirto julkisessa verkossa suojataan salauksella.
  7. 7. Palvelun ja rekisterin tietojen käytettävyys on varmistettu ja valvottu tietojen, laitteiden
    ja laitetilojen osalta.
  8. 8. Pääsy laitetiloihin ja laitteisiin on rajoitettu henkilöihin, joiden työtehtäviin kuuluu laitetiloihin tai laitteisiin liittyvät tehtävät.
  9. 9. Palvelussa käytettävien ohjelmistojen oikeellisuutta valvotaan.
  10. 10. Palvelun käyttö kirjataan lokitietoihin, jotta voidaan kehittää palvelua sekä selvittää mahdollisia virheitä ja väärinkäytöksiä.
  11. 11. Tietojenkäsittelytehtäviä hoitavien palveluyritysten osalta noudatetaan tietojen suojauksessa seuraavia periaatteita:
    • Valion Eläkekassan tietojen käsittely perustuu sopimuksiin ja Valion Eläkekassan myöntämiin ja valvomiin käyttöoikeuksiin.
    • Käyttäjät tunnistetaan ja valtuutetaan käyttäen käyttövaltuushallintajärjestelmää.
    • Tietoliikenneyhteydet ovat sivullisilta suojattuja; julkisissa verkoissa tiedot salataan.
    • Valion Eläkekassan tietoja sisältävät laitteet ovat palveluyrityksen tai käyttöpalvelutoimittajan ylläpidossa ja suojauksessa.

10 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava ja osoitettava rekisterin yhteyshenkilölle.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Vaatimus tiedon korjaamisesta on tehtävä kirjallisesti ja se on perusteltava sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi korjata. Vaatimus virheellisen tiedon korjaamisesta osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Mikäli tarkastusoikeuden toteuttamista tai virheellisen tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.