TIETOSUOJASELOSTE

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Valion Eläkekassan (”VEK”) omistamien ja hallitsemien rakennusten, liike- ja asuinhuoneistojen, autopaikkojen sekä muiden vuokrattavien tilojen vuokrasopimussuhteiden luominen ja hallinnoiminen sekä edelleen VEK:n tai sen yhteistoimintaryhmittymän yhteinen asiakashallinta ja pakotesääntelyn sekä varojen jäädyttämisestä annetun lainsäädännön noudattaminen. Toimintaan liittyvään järjestelmään sisältyy seuraavat asiakokonaisuudet: asuntohakemus-, vuokrasopimus-, vuokranantaja-, vuokralais-, laskutus- ja reskontrarekisteri.

Käsittelyn perusteena on VEK:n oikeutettujen etujen toteuttaminen sekä sopimuksen täytäntöönpano. Oikeutetut edut perustuvat VEK:n ja rekisteröidyn asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy rekisteröidyn hakiessa asuntoa ja vuokratessaan asunnon. Henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä yllä kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

5 Rekisterin tietosisältö

• asunnonhakijan tai vuokralaisen nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• hakijan ilmoittamat tulotiedot
• asuinhuoneistossa asuvan nimi, henkilötunnus
• vuokrausasian käsittelijän nimi
• tiedot vuokrakohteesta
• vuokrasopimuksen sisältö ja ehdot
• vuokrareskontran sisältämät tiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastieto Oy, pakote- ja jäädyttämispäätöslistat sekä rekisteröity

7 Tietojen Vastaanottajat ja Tietojen säännönmukaiset luovutukset

VEK luovuttaa henkilötietoja vain silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

VEK ei luovuta henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin. VEK poistaa henkilötiedot, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

• Vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot: vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutuksiin liittyvät tiedot, jotka liittyvät verotukseen: vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

VEK varmistaa rekisterin tietoturvallisuuden sekä henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein alla kuvatun mukaisesti.

A) manuaalinen aineisto

Manuaaliset aineistot, jotka sisältävät henkilötietoja, on suojattu vartiointi, lukitus- ja kulunvalvonta- menettelyin.

B) ATK:lla Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot

• Käyttäjä tunnistetaan henkilökohtaisilla tunnuksilla ennen kuin hän pääsee
  käyttämään palvelua ja rekisterissä olevia tietoja.
• Käyttäjän käyttövaltuudet on rajattu rekisterissä oleviin omiin tietoihin tai tietoihin,
  joihin käyttäjällä on omistajan valtuutus.
• VEK:n työntekijällä on käyttövaltuudet rekisterin tietoihin, jos kyseisen työntekijän työtehtäviin kuuluu rekisterissä olevien tietojen käsittely.
• VEK:n henkilöitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja he ovat antaneet vaitiolositoumuksen.
• VEK voi käyttää palvelujen suorittamiseksi alihankkijoita. Alihankkijoita koskevat samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset kuin VEK:n henkilökuntaa.
• Tietojen siirto julkisessa verkossa suojataan salauksella.
• Palvelun ja rekisterin tietojen käytettävyys on varmistettu ja valvottu tietojen, laitteiden
  ja laitetilojen osalta.
• Pääsy laitetiloihin ja laitteisiin on rajoitettu henkilöihin, joiden työtehtäviin kuuluu
  laitetiloihin tai laitteisiin liittyvät tehtävät.
• Palvelussa käytettävien ohjelmistojen oikeellisuutta valvotaan.
• Palvelun käyttö kirjataan lokitietoihin, jotta voidaan kehittää palvelua sekä selvittää
  mahdollisia virheitä ja väärinkäytöksiä.
• Tietojenkäsittelytehtäviä hoitavien palveluyritysten osalta noudatetaan tietojen
  suojauksessa seuraavia periaatteita:
  – VEK:n tietojen käsittely perustuu sopimuksiin ja VEK:n myöntämiin ja valvomiin käyttöoikeuksiin.
  – Käyttäjät tunnistetaan ja valtuutetaan käyttäen käyttövaltuushallintajärjestelmää.
  – Tietoliikenneyhteydet ovat sivullisilta suojattuja; julkisissa verkoissa tiedot salataan.
  – VEK:n tietoja sisältävät laitteet ovat palveluyrityksen tai käyttöpalvelutoimittajan
  ylläpidossa ja suojauksessa.

11 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeuden voi toteuttaa ottamalla yhteyttä VEK:n tietosuojavastaavaan.

12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai täydentämistä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia epätarkan tai virheellisen tiedon korjaamista tai täydentämistä. Vaatimus on tehtävä kirjallisesti (joko sähköpostitse tai kirjeitse) ja se on perusteltava sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi korjata tai täydentää. Vaatimus osoitetaan VEK:n tietosuojavastaavalle.

13 Oikeus tietojen poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ja oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen lainsäädännössä asetettujen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyn on esitettävä vaatimuksensa kirjallisesti (joko sähköpostitse tai kirjeitse) VEK:n tietosuojavastaavalle.

14 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella vastustaa tiettyjen henkilötietojensa käsittelyä edellyttäen, että VEK käsittelee henkilötietoja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä ei siten ole tätä oikeutta siltä osin kuin VEK käsittelee henkilötietoja muulla perusteella. Rekisteröidyn on esitettävä vaatimuksensa kirjallisesti (joko sähköpostitse tai kirjeitse) VEK:n tietosuojavastaavalle. Rekisteröidyn on pyynnön esittämisen yhteydessä yksilöitävä se henkilökohtainen erityiseen tilanteeseensa liittyvä peruste, jonka nojalla hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

15 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että VEK rikkoo häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Rekisteröity voi tehdä valituksen sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn vakituinen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.